Lorsqu’on gère une activité notamment dans le commerce, les journées sont particulièrement bien remplies entre l’ouverture, l’accueil client, la gestion des stocks et des produits, le management… et la comptabilité ! Cette dernière est pourtant très importante. Mais alors, comment l’optimiser et la gérer plus facilement pour gagner du temps ? On vous dit pourquoi dans cet article.
Les différents éléments nécessaires pour gérer sa comptabilité
Pour gérer la partie comptable de votre boutique vous faites en général appel à un expert comptable. Ce dernier a besoin régulièrement d’un certain nombre d’informations pour s’occuper de votre compta : recettes, achats, TVA collectée, modes de paiement utilisés par les clients… Grâce à toutes ces informations, il va pouvoir dresser votre suivi comptable, relier les différentes opérations à leurs justificatifs… Seulement, fournir toutes ces informations peut prendre un temps considérable, dont vous ne disposez pas forcément.
Pour vous simplifier la tâche, gagner du temps et vous concentrer sur votre cœur de métier, vous devez miser sur un logiciel de caisse complet et certifié, comme Apitic.
Le logiciel de caisse : l’allier de votre comptabilité
Un logiciel de caisse est un programme qui vous permet d’enregistrer vos ventes, de suivre vos stocks, d’éditer des tickets de caisse… La plupart des solutions d’encaissement dernière génération comme Apitic, sont utilisables sur tablette tactile. Mais alors, comment optimiser sa comptabilité grâce à cet outil ?
De nombreuses fonctionnalités dédiées à la comptabilité
En choisissant le bon logiciel de caisse, vous pouvez profiter de nombreuses fonctionnalités dédiées à la comptabilité. Cela va vous permettre de réaliser en quelques clics certaines opérations qui pouvaient vous prendre plus de temps jusqu’ici.
Un logiciel d’encaissement va notamment rassembler l’ensemble de vos données de vente : montant encaissé, type de paiement, TVA collectée… de façon automatique. Vous pourrez éditer un rapport comptable en un clic, puis le transmettre directement à votre expert comptable.
Par ailleurs, certains prestataires vous permettent de gérer vos factures clients et vos factures fournisseurs, directement dans l’outil. De quoi faciliter leur transmission à votre service comptable.
Un système intuitif et facile à prendre en main
L’avantage de ce genre de solution d’encaissement, est d’être particulièrement intuitive. Vous ne passerez pas des heures à comprendre le fonctionnement mais bel et bien quelques secondes pour éditer et transmettre les informations nécessaires.
Attention à choisir un logiciel certifié
Il est important de noter que dès lors que vous êtes assujettis à la TVA, vous avez pour obligation d'utiliser un système d’encaissement certifié. Votre outil doit donc posséder la norme NF525 ou la certification LNE, comme c’est le cas pour Apitic par exemple. Cette disposition prévue par la loi permet notamment de réduire les fraudes liées à la TVA.
Un gain de temps en comptabilité… mais pas que !
Au-delà de l’optimisation de votre comptabilité grâce au logiciel de caisse, vous allez également pouvoir améliorer la gestion de votre activité en elle-même. Et ce, grâce à de nombreuses fonctionnalités très utile :
● Les statistiques de ventes : elles vous permettent de savoir quels produits ont le plus de succès, quels vendeurs réalisent le plus de ventes, quels jours et heures sont les plus fréquentés…
● La gestion des stocks : vous avez la possibilité d’indiquer vos stocks dans votre back office pour opérer un suivi très précis de ces derniers. Vous pouvez même paramétrer des alertes pour être avertis à temps lorsqu’un produit est bientôt hors stock. De quoi éviter les ruptures et anticiper les approvisionnements.
● L’optimisation des encaissements : un logiciel de caisse vous permet également d’encaisser plus facilement vos clients, grâce à des fonctionnalités comme le calcul automatique du rendu de monnaie, le multi-paiement, l’édition de ticket de caisse en 1 clic, la gestion de compte fidélité…